Что такое совокупная стоимость владения (TCO)
Такой показатель как TCO - важнейший помощник в принятии решений, прокладывающий путь к оптимизации расходов. В этом материале вы найдете всю информацию, чтобы ответить на вопросы о совокупной стоимости владения: откуда она берется, как ее вычислить и какие преимущества она в себе несет для любого продукта.
Что такое совокупная стоимость владения
Совокупная стоимость владения (TCO или Total Cost of Ownership) — это мера полной стоимости той или иной «вещи». Это может быть отдельный инструмент, комплексное продуктовое решение, профессиональные услуги или даже целые части ИТ-инфраструктуры. Другими словами, она включает в себя все расходы, связанных с приобретением с течением времени.
Совокупная стоимость владения включает первоначальную цену покупки изделия, текущие лицензионные сборы, техническое обслуживание и ремонт, а также косвенные расходы, такие как установка, обучение и поддержка.
В совокупности эти расходы могут составлять значительную сумму в течение всего срока службы продукта или системы. Концепция совокупной стоимости владения была популяризирована Gartner Group в компьютерной и программной отраслях в 1987 году, прежде чем другие отрасли стали следовать их примеру.
Расчет совокупной стоимости владения
В общем виде используется для расчета совокупной стоимости владения или TCO формула следующего вида:
TCO = Стоимость покупки + (Эксплуатационные расходы × Время)
Несмотря на то, что расчет TCO на первый взгляд не представляет сложности, применить формулу на практике становится чрезвычайно сложно с ростом числа переменных. Таковыми факторами являются увеличение периода использования, инфляция и затраты в конце жизненного цикла.
К сожалению, определение каждого фактора эксплуатационных затрат иногда похоже на поиск иголки в стоге сена. Простота расчета совокупной стоимости владения для различного программного обеспечения или услуг зависит от конкретного проекта.
Например, было бы сложнее оценить затраты на HR для программного обеспечения, для которого время от времени требуется персонал, выполняющий разные задачи, чем для расчета затрат на персонал для поддержки программного обеспечения с выделенным штатом сотрудников.
Если этого недостаточно, на расчеты совокупной стоимости владения влияют такие условия ведения бизнеса, как экономический рост, инфляция или рецессия. Учитывая сложность определения совокупной стоимости владения, мы рекомендуем в случае сомнений обратиться за помощью в финансовый отдел вашей организации.
Это гарантирует, что организация учтет все соответствующие расходы без каких-либо упущений. Кроме того, поскольку эксплуатационные расходы могут меняться со временем, партнерство с финансовым отделом поможет обеспечить регулярное обновление расчета совокупной стоимости владения.
Ниже рассмотрим краткий пример для демонстрации актуальность TCO.
Совокупная стоимость владения: пример
Скажем, вы ищете новый автомобиль и выбираете между обычным транспортным средством, работающим на бензине, или электромобилем. В большинстве случаев цена электромобиля окажется выше, чем вариант с бензиновым двигателем. Но разве это все?
Как покупатель, вы должны взвесить стоимость питания каждого автомобиля с течением времени. Не говоря уже о расходах на техническое обслуживание, ремонт, страхование и другие сопутствующие расходы каждого транспортного средства.
Сложение этих факторов дает гораздо более четкое представление о том, сколько на самом деле стоит каждый автомобиль. Отсюда и термин «совокупная стоимость владения». Очевидно, что покупка автомобиля является крупным личным вложением для большинства людей. Однако анализ совокупной стоимости владения также является ключевым инструментом для принятия корпоративных и операционных решений.
Расчет совокупной стоимости владения: зачем
Любой ИТ-менеджер, которому когда-либо приходилось обосновывать значимость ИТ-проекта, знает, что цифры имеют значение. Но не просто цифры, а правильные цифры.
Грамотно детализированная совокупная стоимость проекта дает руководителям более точную картину фактической стоимости проекта, а менеджеры, которые могут предоставить конкретные цифры совокупной стоимости владения, с большей вероятностью получат организационную поддержку своих предложений.
Для ИТ-администраторов расчет совокупной стоимости владения помогает определить возможности для улучшения существующих процессов. Например, вы можете обнаружить, что слишком много тратите на поддержку или что вы могли бы сэкономить деньги, переключившись с устаревшей инфраструктуры на решение, управляемое внешним провайдером.
Виды ИТ-расходов
Лучшие ИТ-менеджеры всегда ищут способы получить максимальную отдачу от затраченных средств. Напоминаем, что TCO учитывает все затраты, связанные с развертыванием продукта в течение его жизненного цикла, включая программное и аппаратное обеспечение, обучение и поддержку. Приобретая новые ИТ-продукты, рассчитывайте на увеличение расходов в следующих трех областях.
1. Затраты на приобретение
Стоимость программного обеспечения или приложения вкупе с понесенными расходами на его запуск называются затратами на приобретение. К этой категории также относятся такие расходы, как покупка лицензий на программное обеспечение или подписка, а также стоимость установки оборудования на месте и обучения сотрудников.
К дополнительным затратам на приобретение можно отнести:
-
Перенос ИТ-инфраструктуры;
-
Исследовательская работа;
-
Юридические услуги;
-
Тестирование;
-
Монтаж.
После приобретения потребуются другие расходы, чтобы ваше программное обеспечение работало и функционировало. Именно поэтому следующие две категории так же важны.
2. Эксплуатационные расходы
Эксплуатационные расходы представляют собой совокупность периодических затрат, затрачиваемых организацией на поддержание работы и существования программного обеспечения на протяжении всего срока его службы.
Стоимость эксплуатации включает в себя:
-
Обслуживание;
-
Сервис поддержки;
-
Программные обновления;
-
Безопасность;
-
Резервное копирование;
-
Исправление багов;
-
Продление лицензий.
Помимо этого, есть еще одна категория, которую, как ни странно, большинство людей склонны упускать из виду: затраты на человеческие ресурсы.
3. Затраты на человеческие ресурсы
В дополнение к покупке и эксплуатации программного обеспечения вам также необходимо учитывать затраты на человеческие ресурсы, связанные с его эксплуатацией.
Чтобы получить максимальную отдачу от ваших инвестиций, вам нужен знающий персонал или профессионалы для управления программным обеспечением на постоянной основе. Это приводит к дополнительным затратам на обучение или найм технических специалистов или сторонних консультантов.
Расходы на персонал включают:
-
Стоимость обучения;
-
Затраты на адаптацию;
-
Затраты на вознаграждение.
Как только вы оцените все три категории затрат — приобретение, эксплуатация и человеческие ресурсы — вы сможете оценить, какие программные решения окупаются в долгосрочной перспективе.
Как снизить совокупную стоимость владения?
Снижение совокупной стоимости владения — один из самых популярных стратегических методов, используемых лицами, принимающими решения в области закупок. Снижение затрат достигается, во-первых, за счет расчета совокупной стоимости владения, в котором учитываются элементы, упомянутые выше.
После того, как результаты подсчитаны, наступает время оптимизации. Для служебного автомобиля снижение совокупной стоимости владения может быть связано с затратами на техническое обслуживание и внедрением передовых методов для минимизации расхода топлива и износа автомобиля.
Использование TCO имеет немало преимуществ:
-
Инструмент управления для оптимизации прямых или косвенных затрат (минимизация потерь, избыточного качества и т. д.);
-
Инструмент переговоров с провайдерами; Оценка ROI (Return on Investment) или ROTI (Return on Time Investment) с мониторингом соответствующих KPI;
-
Поддержка принятия решений по аутсорсинговым и инсорсинговым операциям и т.д.;
-
Улучшение долгосрочных финансовых показателей.
Эта система доказала свою состоятельность. Расчет общей стоимости владения гарантирует использование наиболее эффективных методов и значительное снижение совокупной стоимости владения компании для более эффективного управления финансами.
