Как рассчитать затраты на ИТ-инфраструктуру
Все больше компаний выбирают IT-инфраструктуру для хранения баз данных и оптимизации бизнес-процессов. Однако, несмотря на очевидные плюсы такого решения, есть и недостаток, связанный с большими затратами на разработку проекта. Сегодня мы расскажем о том, как правильно рассчитать затраты на ИТ-инфраструктуру и как оптимизировать стоимость задач.
Анализ текущего состояния
При разработке проекта инфраструктуры основной задачей становится соотнесение всех расходов ИТ-компании и используемых ИТ-систем. Это означает, что все затраты на инфраструктуру должны быть оптимизированы и соответствовать прибыли организации.
Именно поэтому создание IT-инфраструктуры всегда начинается с анализа текущей ситуации. Необходимо определить, как осуществляется оплата текущих расходов, какую сумму можно выделить на разработку системы и какие расходы допустимы для обслуживания и модернизации инфраструктуры.
Второй не менее важный вопрос заключается в том, существует ли в организации система бюджетирования в зависимости от жизненных циклов проекта или отдельных задач. Если в компании не существует точного списка расходов с учетом жизненного цикла, то от подобного решения придется отказаться. А это – отрицательно скажется на стоимости проекта.
Измерение оптимальности затрат
Любые затраты на создание IT-инфраструктуры должны быть оптимизированы. Это означает, что потребуется свести траты денег и времени к самому минимальному значению. Стоит понимать, что оптимальные сегодня затраты уже завтра перестанут быть таковыми: появятся новые решения и приложения, технологии и оборудование. Однако это не означает, что нужно отказываться от старых решений и постоянно переделывать проект с учетом новых технологий. В этом случае есть риск переплатить за новое оборудование или приложения, поэтому такие расходы нельзя назвать продуманными.
На начальном этапе проектирования инфраструктуры важно оценить пользу тех или иных технологий. Для этого потребуется следующее:
- Определить месячную стоимость используемых устройств и инструментов. Для этого разделите цену оборудования на предполагаемое количество месяцев, в течение которых вы сможете его использовать. Если вы планируете использовать инструменты по подписке, то будет проще, так как за стоимость можно принять месячную аренду сервиса. Суммировав месячные траты на каждое устройство, вы сможете рассчитать ежемесячную цену ИТ-инфраструктуры.
- Рассчитать адекватность стоимости проекта для компании. Выполняется это через оценку фонда оплаты труда. Например, если созданная инфраструктура поможет сократить временные затраты сотрудника даже на 1 час, то это уже 12% от его фонда оплаты труда. После этого посчитайте, сколько работников будут работать с инфраструктурой каждый день и сколько денег вы сможете за счет этого сэкономить.
- Рассчитать цену обновления. При расчете пользы инфраструктуры обязательно внесите в стоимость затраты на апгрейды. Многие компании упускают это из виду, тогда как обновление системы является практически обязательным. Кроме этого, не стоит забывать, что апгрейд оборудования нередко помогает ускорить работу системы. Например, если новые компьютеры имеют хорошую оперативную память, то это помогает сократить время на выполнение задач. В результате чего ваша ИТ-инфраструктура становится более производительной.
Категории расходов
Расходы могут быть постоянными и переменными. К постоянным стоит отнести инвестиции на аппаратную часть, программное обеспечение и строительство системы. Как правило, такие затраты никак не зависят от объема услуг. То есть, если вам нужна ИТ-инфраструктура для решения одной бизнес-задачи, то объем затрат на аппаратную базу будет таким же, как при строительстве решения для 10 бизнес-задач. Стоит понимать, что постоянные затраты не станут меньше, если производство будет снижено или остановлено. А вот переменные затраты зависят от объемов услуг или производства. Например, к переменным относятся расходы на электричество или краску для печати.
Также потребуется разделить постоянные и переменные затраты по отдельным категориям. Например, для компаний в ИТ необходимы следующие траты:
- На аппаратное оборудование.
- На программное обеспечение и приложения.
- На трансферные процедуры.
- На квалифицированных сотрудников и техподдержку.
- На внешние сервисы (например, на аренду места для размещения оборудования).
Дополнительный пункт – это непрямые расходы, которые связаны с эксплуатацией ИТ-инфраструктуры, но не имеют отдельной статьи в бюджете организации. Это различные расходы на самообучение персонала, самостоятельное обслуживание компьютера или ПО, а также простои в работе информационной системы.
Нередко обнаруживаются расходы, которые напрямую не связаны с IT-системой. Например, к ним относят командообразующие мероприятия. Однако, как правило, такие затраты не включают в итоговую смету.
Как правило, стоимость ИТ-инфраструктуры рассчитывается в диапазоне 1–10% от годового бюджета компании. Однако на эту цифру может повлиять сфера деятельности организации, число сотрудников, количество бизнес-задач и скорость их выполнения:
- В отраслях с высокой концентрацией IT-пользователей существенно возрастут затраты на инфраструктуру.
- В сферах с высокой долей физического труда расходы на ИТ будут существенно ниже.
Способы оптимизации затрат
Одним из самых простых способов оптимизации расходов является сокращение непрямых расходов на ИТ-инфраструктуру. Также стоит обратить внимание на следующие факторы:
- «Узкие» места инфраструктуры. Для их выявления стоит провести аудит. К числу «узких» мест можно отнести низкую производительность, недостаточную надежность, отсутствие резервного копирования данных. Эти факторы нередко приводят к сбоям в работе системы и требуют от пользователя дополнительного вмешательства, что приводит к уменьшению производительности.
- Работа службы поддержки. Если в вашей ИТ-инфраструктуре присутствует централизованная служба поддержки, то стоит проанализировать скорость исполнения заявок и причины задержек.
- Видовое разнообразие аппаратного обеспечения. Лучше всего использовать ноутбуки, компьютеры, серверы и другое оборудование от одного или нескольких производителей. Это упростит процесс обучения работников, позволит решить проблему с обслуживанием и простоем аппаратов.
Также многим компаниям стоит перевести типичные сервисные работы на аутсорсинг. Как правило, такой подход оказывается дешевле и проще, чем выполнять обслуживание или ремонт аппаратной части собственными силами.
Дополнительно снизить все типы затрат на ИТ-инфраструктуру позволяет создание правил маршрутизации. За счет этого увеличивается продуктивность отдельных сотрудников, сокращаются траты на обучение персонала и т. д. При объединении имеющихся коммуникаций удается высвободить отдельные статьи бюджета и ресурсы для оптимизации и автоматизации всей системы.
